VRG/VeVV-Umsetzung: Wie gelingt die Integration im Gemeindealltag?
Bis am 1. Januar 2027 müssen die Zürcher Gemeinden und Schulen eine technische Lösung für die elektronische Signatur und eine entsprechende Zustellplattform anbieten. An diesem Stichtag treten die Revision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) und die neue Verordnung über elektronische Verfahrensverhandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV) nun definitiv in Kraft. Federas bietet nicht nur bei der Beschaffung von entsprechenden Tools Unterstützung, sondern auch, wenn es darum geht, diese im Alltag zu integrieren.
Die Fristverlängerung für die Umsetzung der VRG-/VeVV-Revision auf den 1. Januar 2027 neigt sich bereits wieder ihrem Ende zu. Viele Gemeinden stehen aktuell am Punkt, an dem sie die Beschaffung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) und einer Zustellplattform (wie z. B. IncaMail) planen. Doch steht in diesem Projekt tatsächlich vor allem der Kauf zweier Standardlösungen im Fokus?
Es ist mehr als nur Software – es ist Integration
Die eigentliche Komplexität liegt nicht in den «Tools». Diese anzuwenden, dürfte für die allermeisten sehr intuitiv von der Hand gehen. Herausfordernder ist deren Einbettung in den Gemeindealltag. Und hierfür müssen wir etwas tiefer gehen:
- Webauftritt und allgemeine Information: Bürgerinnen und Bürger schätzen es, wenn sie geschmeidig durch eServices geführt werden. Wer auf einer Website zuerst lange nach Informationen suchen muss oder gar auf Widersprüche stösst, fühlt sich nicht sonderlich willkommen. Gleichzeitig sollten dabei auch noch die gesetzlichen Anforderungen an die Technik und die – ja, leider nicht ganz selbsterklärenden – Datenschutzbestimmungen erfüllt werden.
- Prozesse: Wer genau muss signieren? Der Bürger/die Bürgerin? Der/die Verwaltungsmitarbeitende? Oder beide? Wie sieht der digitale Visums-Workflow aus? Die Technik erzwingt meist eine Anpassung der bisherigen analogen Abläufe, was entsprechend kommunikativ begleitet werden will.
- Fachapplikationen: In welcher Fachapplikation will man die QES integrieren ohne vorher noch grosse Schnittstellenentwicklungen in Auftrag geben zu müssen? Was sind die unterschiedlichen Preismodelle der verschiedenen Anbieter? Soll ein All-in-one-Bundle beschafft werden, oder doch besser separate Lösungen? Ist Hash Signing eine Option, oder schickt man standardmässig alle Dokumente in die Cloud?
Wir unterstützen Sie dabei
Eine QES und eine Zustellplattform kann man tatsächlich relativ schnell und unkompliziert im Alleingang beschaffen. Wer sich aber noch etwas mehr für die rechtlichen, organisationalen und auch kommunikationsrelevanten Aspekte in diesem Projekt interessiert, wird noch etwas tiefer in die Materie einsteigen.
Wir unterstützen alle politischen Gemeinden, Schul- oder Kirchgemeinden dabei, die Voraussetzungen zu schaffen, dass man am 1.1.2027 nicht nur mit dem Hammer in der Hand dasteht, sondern auch weiss, wo die Nägel eingeschlagen werden müssen.
von Benjamin Stark
