Fünf Sofortmassnahmen bei Personalengpässen
Personalausfälle kommen selten gelegen. Ob Krankheit, Unfall, Kündigung, Mutterschaft oder eine unerwartete Vakanz – plötzlich fehlen wichtige Ressourcen und die Arbeitslast verteilt sich auf das verbleibende Team. Gerade in der Gemeindeverwaltung gilt es jedoch, Dienstleistungen für die Bevölkerung jederzeit zuverlässig sicherzustellen.
Mit fünf Sofortmassnahmen können Gemeinden rasch und wirksam reagieren!
Steht Ihre Gemeinde vor einem Personalengpass? Gerne unterstützen wir Sie dabei, schnell und unkompliziert die passende Lösung zu finden. Melden Sie sich bei Fabienne Zeiter.
1. Prioritäten neu setzen
Nicht jede Aufgabe ist gleich dringend. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Arbeiten und priorisieren Sie gesetzliche Fristen sowie zeitkritische Geschäfte. Weniger dringende Aufgaben können auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.
2. Interne Ressourcen gezielt nutzen
Prüfen Sie, ob Mitarbeitende aus anderen Bereichen vorübergehend unterstützen können oder ob Aufgaben innerhalb des Teams neu verteilt werden können. Bereits kleine Entlastungen können die Situation deutlich entschärfen.
3. Prozesse vereinfachen
Gerade in angespannten Situationen lohnt es sich, Abläufe kritisch zu hinterfragen. Können gewisse Prozesse vorübergehend vereinfacht, standardisiert oder digital unterstützt werden? Weniger administrativer Aufwand schafft mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Reduzierte Schalterzeiten oder Termine nach Vereinbarung ermöglichen es, die verfügbaren Ressourcen gezielt einzusetzen und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen sicherzustellen.
4. Transparent kommunizieren
Informieren Sie Mitarbeitende, Behörden und – falls erforderlich – auch die Bevölkerung frühzeitig über mögliche Einschränkungen oder längere Bearbeitungszeiten. Eine offene Kommunikation schafft Verständnis und verhindert unnötige Rückfragen.
5. Externe Unterstützung beiziehen
Wenn absehbar ist, dass der Personalengpass länger andauert oder internes Auffangen nicht mehr ausreicht, kann eine erfahrene Springerperson wertvolle Unterstützung leisten. Fachpersonen mit Verwaltungserfahrung arbeiten sich rasch ein und entlasten das bestehende Team genau dort, wo Unterstützung benötigt wird.
Unser Fazit:
Personalengpässe gehören zum Verwaltungsalltag und lassen sich nicht immer vermeiden. Entscheidend ist, rasch zu handeln und die richtigen Massnahmen einzuleiten. So können Gemeinden ihre Dienstleistungen aufrechterhalten, Mitarbeitende entlasten und die Qualität ihrer Arbeit auch in anspruchsvollen Situationen sicherstellen.
Der Federas-Personalverleih unterstützt Gemeinden in der ganzen Deutschschweiz mit erfahrenen Verwaltungsfachpersonen – ob für kurzfristige Ausfälle, Vakanzen, Ferienvertretungen oder Übergangslösungen. Unsere Springerinnen und Springer verfügen über fundierte Praxiserfahrung in unterschiedlichen Fachbereichen der Gemeindeverwaltung und sind kurzfristig einsatzbereit.
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Laufende Einsätze durch Springer/innen der Federas Beratung AG:
Sozialhilfeadministration, Schulverwaltung, Sachbearbeitung Einwohnerkontrolle, Fachsupport Steuern, Leitung Tiefbau, Finanzverwaltung u.v.m.
Ihre Ansprechperson: Fabienne Zeiter
