«Empowerment» durch neue Führungs- und Verwaltungsmodelle
Die Herausforderungen für Gemeinden und deren Verwaltungen/Behördengremien im Mittelland und in der Nordwestschweiz werden immer vielfältiger und anspruchsvoller: die zu bewältigenden Aufgaben im föderalen Verbund (u.a. Asylwesen, Überalterung und Soziales, Digitalisierung bis hin zu den Anpassungen an den Klimawandel) sowie die steigenden Ansprüche seitens der Bürgerinnen und Bürger (u.a. Erreichbarkeit rund um die Uhr) nehmen laufend zu.
Die Verwaltungen sind einerseits chronisch überlastet; der Fachkräftemangel verschärft die Probleme zusätzlich. Gleichzeitig haben viele Gemeinden Schwierigkeiten, KandidatInnen für den Gemeinderat zu finden. Um den Anforderungen mit Blick in die Zukunft gerecht zu bleiben, müssen einerseits die Aufgaben und deren Verteilung im Gemeinderat regelmässig analysiert und bei Bedarf neu geordnet werden. Andererseits gilt es auch gezielt neue Führungs-/Verwaltungsmodelle zu prüfen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr zu möglichen Ansätzen zur Effizienz- und Attraktivitätssteigerung.
Die Anforderungen an Gemeinden sind in den letzten Jahren stark gestiegen: Die politischen Behörden müssen Strategien entwickeln und diese zusammen mit den Verwaltungen umsetzen. Bei der Umsetzung stehen die Verwaltungen bezüglich Kompetenzen und Kapazitäten jedoch immer mehr unter Druck: die Aufgaben werden vielfältiger und (insbesondere auch auf den Schnittstellen zum Kanton) oftmals komplexer. Zudem steigt die Erwartungshaltung der Öffentlichkeit an den «Service Public»: Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden sollte rund um die Uhr sichergestellt sein, Bauprojekte rasch und unkompliziert abgewickelt werden, die öffentliche Kommunikation jederzeit transparent und adressatengerecht erfolgen.
Dies alles führt in gewissen Verwaltungsbereichen zu massivem Druck sowie Überlastungen, was sich bezüglich Berufsbild auf dem Arbeitsmarkt mit einer sinkenden Attraktivität bemerkbar macht. Aktuell klagen viele Gemeinden, dass Schlüsselpositionen nur noch mit grossem Aufwand besetzt werden können – wenn überhaupt.
Hohe, ungleiche Belastung der Behörden
In Gemeinden mit Ressortsystem kommt es dadurch oftmals zu Verschiebungen von Aufgabenschwerpunkten, wodurch die Arbeitslast sowie die erforderliche Präsenz in den einzelnen Ressorts unterschiedlich verteilt ist. In der herkömmlichen Struktur des Gemeinderats können zudem neue Themen oftmals nicht mit ausreichend Gewicht adressiert werden. In der Summe kann die Arbeitslast einzelner Ressorts im Milizsystem kaum noch bewältigt werden; die Belastung des einzelnen Mitglieds sowie des Gemeinderats als Gremium ist zu hoch. Im Hinblick auf die Schwierigkeiten vieler Gemeinden, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für den Gemeinderat zu finden, kann die Analyse der bestehenden und neuen Aufgaben und Themen helfen, das Amt attraktiver zu gestalten.
👉 Ansatz 1: regelmässige Überprüfung der Aufgaben und Themen
Im Zuge der obgenannten Herausforderungen müssen die Aufgaben im Gemeinderat im Detail analysiert, die dafür notwendigen Ressourcen quantifiziert und darauf basierend neue Aufgaben- und Ressortaufteilungen geprüft werden, so dass neue Themenschwerpunkte auch über die Struktur im Gemeinderat gestärkt werden können. Zudem müssen auch die Kommissionen überprüft werden: es gilt zu hinterfragen, welchen Zweck sie erfüllen und ob sie einen Mehrwert bieten oder lediglich zusätzlichen Aufwand bedeuten. In einigen Fällen können temporäre und flexiblere Partizipationsformen für Projekte zielführender sein. Nicht zuletzt ist es wichtig, die identifizierten Optimierungsmöglichkeiten im Gemeinderat auch mit Vertreterinnen und Vertretern der Gemeindeverwaltung zu diskutieren. Die Verschiebungen können zu organisatorischen Anpassungen führen, bei denen die operative Perspektive hilft, praktikable Lösungen zu finden.
👉 Ansatz 2: Prüfung neuer Führungs-/Verwaltungsmodelle
Bei der Überprüfung der Aufgaben und Themen im Gemeinderat stellt sich immer mehr die Frage, wie und wo eine sinnvolle Trennung zwischen der strategischen Arbeit des Gemeinderats und der operativen Umsetzung durch die Gemeindeverwaltung erfolgen kann. Im Zuge der Regelung der (neuen) Aufgaben und Kompetenzen kann es sich deshalb mit Blick auf die künftigen Herausforderungen lohnen, die Gemeindeorganisation als Ganzes zu hinterfragen: Im Vordergrund steht dabei u.a. die Frage, ob das Ressortsystem in einen kollegialen Gemeinderat im Sinne eines «Verwaltungsrates» umstrukturiert werden kann. In gewissen Fällen (insb. in Agglomerationsgemeinden) muss mit Blick in die Zukunft auch die «Professionalisierung» des Gemeinderates geprüft werden. Dies kann dazu führen, dass die Anzahl der Gemeinderätinnen und -räte auf beispielsweise 3 reduziert wird, deren Pensen aber auf je 80–100% aufgestockt werden.
Steigerung der Effektivität und Effizienz sowie der Attraktivität
Diese Ansätze können helfen, die zeitliche Beanspruchung für das einzelne Mitglied im Gemeinderat, des Gremiums insgesamt sowie auch teilweise in der Verwaltung zu reduzieren. Aufgrund der Herausforderungen zeigt sich in der Praxis, dass die Sicht auf die Aufgaben und Ressourcen nicht mehr ausreichend ist: Immer häufiger sind dabei auch die entsprechenden Führungs- und Verwaltungsmodelle anzupassen. Neben der Steigerung der Effektivität und Effizienz auf allen Verwaltungsebenen steht dabei zunehmend auch die Attraktivität der Verwaltungstätigkeit nach innen und aussen im Vordergrund.
