Herr Anders, Sie leiten das Schulamt der Stadt Zürich, der grössten Schulgemeinde der Schweiz. Wie würden Sie den Stand der Digitalisierung an den Schulen in Zürich heute beschreiben? Was ist in den letzten ein bis zwei Jahren besonders in Bewegung gekommen?
Wenn Sie von Schulen sprechen, verstehe ich darunter die Schulmenschen, also alle an Schule Beteiligten und Betroffenen, die gemeinsam Schule im Alltag ausmachen. Dazu gehören die Schülerinnen und Schüler im Unterricht, das Schulpersonal, die Eltern und Erziehungsberechtigten sowie wir im Schulamt und in den Kreisschulverwaltungen – und letztlich sind wir von der Exekutive beauftragt. Alle arbeiten zusammen, und die Digitalisierung soll uns dabei unterstützen und entlasten. Mit jedem Digitalisierungsschritt sollen nicht nur analoge Prozesse ersetzt und Medienbrüche reduziert werden, sondern es steigen damit gleichzeitig auch Ansprüche und die Komplexität nimmt zu. Als Folge davon nehmen die Zielkonflikte zu, was für das Mengengerüst der Stadtzürcher Volksschulen mit über hundert Schulen und rund 36'000 Schülerinnen und Schülern sowie ihren Eltern, Erziehungsberechtigten und dem Schulpersonal eine grosse Herausforderung bleibt. Es bewegt sich viel, sehr viel Gutes.

Wie hat die Digitalisierung die Arbeit im Schulamt und in den Schulen verändert? Wo spüren Sie konkret, dass Aufgaben, Abläufe oder Verantwortlichkeiten heute anders sind als noch vor einigen Jahren? 
Das haben Sie treffend formuliert. Es ist nicht unbedingt besser oder einfacher, sondern schlicht anders. Die Digitalisierung wird heute kaum mehr infrage gestellt und gilt als selbstverständlicher Bestandteil des Bildungsbereichs. In den Schulen erhält sie die notwendige Aufmerksamkeit. Der Fokus liegt dabei zunehmend nicht nur auf der technischen Infrastruktur, sondern stärker auf der digitalen Transformation und der Digitalität, die als integraler Bestandteil der Schulentwicklung vorangetrieben wird. In der Stadt Zürich gelten die Schulleitungen als zentrale Akteure für den digitalen Wandel. Sie führen und gestalten die Transformation an ihren Schulen und benötigen dafür gezielte Unterstützung. Das Schulamt stellt sicher, dass die Digitalisierungsprojekte auf die Strategie des Stadtrats abgestimmt sind und dass die Nutzerinnen und Nutzer, insbesondere das Schulpersonal, aktiv einbezogen werden. Verwaltung und Schulbetrieb haben mindestens teilweise unterschiedliche Ansprüche und Voraussetzungen. Daher gewinnt die digitale und medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen Schulen und Verwaltung an Bedeutung. Zurzeit werden verschiedene Projekte umgesetzt, um diese Zusammenarbeit zu verbessern, zum Beispiel die «Cross Tenant Synchronisation», die «Teams Telefonie», das Betriebshandbuch, der Entschädigungsworkflow, die Digitalisierung der Vikariatsrapporte für das kommunale Schulpersonal, der Service «Meine Kinder» im städtischen Portal «Mein Konto» oder das digitale und automatisiert zusammengestellte Portfolio für die kantonale Fachstelle für Schulbeurteilung.

Viele Gemeinden investieren in Geräte, Infrastruktur und neue Anwendungen. Welche Schritte waren für Zürich besonders wichtig, damit die Schulen und das Schulamt digital gut arbeiten können? Und wo sehen Sie noch Entwicklungsbedarf?
Die verschiedenen Projekte im Rahmen von KITS Next Generation waren wichtige Meilensteine, um die Schulen optimal auf die Digitalisierung vorzubereiten. Dazu gehören die Einführung persönlicher Geräte für alle Schülerinnen und Schüler ab der fünften Klasse bis zur dritten Sekundarstufe sowie der Ausbau der WLAN-Kapazität, um den steigenden Bedarf zuverlässig zu decken. Ein weiterer grosser Mehrwert ist der virtuelle Zugang zur Schulumgebung, der es ermöglicht, auch mit privaten Geräten wie in der Schule zu arbeiten. Die Nutzung von Microsoft 365, insbesondere Teams, OneNote und OneDrive, hat die Zusammenarbeit nachhaltig und positiv verändert.

An welchen Digitalisierungsprojekten arbeitet das Schulamt aktuell konkret? Können Sie ein oder zwei Beispiele nennen, von denen das Schulamt und die Schulen bereits profitieren oder bald profitieren werden?
Die Stadt Zürich arbeitet aktuell an mehreren wichtigen Digitalisierungsprojekten, von denen die Schulen bereits profitieren oder bald profitieren werden. Ein zentrales Beispiel ist die Digitalisierung der kommunalen Vikariatsmeldungen. Die neue workflowbasierte Lösung modernisiert den administrativen Meldeprozess für rund 15'700 Vikariate pro Jahr. Mit der Applikation «EinsatZH» werden zudem die Meldeprozesse bei der Personaleinsatzadministration der rund 500 Springerinnen und Springer im Betreuungsbereich digitalisiert. Schulen können Vikariate damit schneller und einheitlicher erfassen, Schulbehörden sie effizienter prüfen, und wir im Schulamt profitieren von teilautomatisierter Massenverarbeitung sowie von mehr Transparenz und Übersicht. 
Ein weiteres aktuelles Projekt ist KOMKI, die neue stadtweit einsetzbare Kommunikations-KI des Schulamts. Sie beseitigt den heutigen Medienbruch bei Bürgerinnen und Bürgern und automatisiert zentrale Schritte von der Triagierung bis zur Erstellung eines Antwortentwurfs. Bereits im Proof of Concept routete KOMKI über 93 Prozent der Anfragen korrekt und reduzierte den manuellen Sortieraufwand vollständig. Das KI-Playbook der Stadt Zürich schafft zudem erstmals eine gemeinsame Orientierung für den verantwortungsvollen, lernförderlichen Einsatz von künstlicher Intelligenz an den Volksschulen. Es bündelt pädagogische Leitlinien, Praxisbeispiele und alltagstaugliche Prinzipien für Lehrpersonen und Schülerinnen und Schüler und stärkt damit Sicherheit, Handlungskompetenz und einen reflektierten Umgang mit KI. 
Ebenfalls von grosser Bedeutung ist die PFZ-Plattform 2.0, die neue digitale Fach- und Austauschplattform des Pädagogischen Fachzentrums Zürich. Sie verbindet Weiterbildungen, Beratungsangebote, pädagogisches Fachwissen, Profile von Expertinnen und Experten sowie Vernetzungsmöglichkeiten in einer nutzerfreundlichen Umgebung. Die Plattform wird nutzerzentriert entwickelt und reduziert künftig Such- und Administrationsaufwände, stärkt den Wissenstransfer und macht die Angebote des PFZ einfacher zugänglich. Um nur einige Beispiele zu nennen, arbeitet das Schulamt parallel an weiteren Projekten wie einem nutzerzentrierten Intranet oder der Harmonisierung der Zeiterfassungstools in den Schulen. 

Die Zusammenarbeit zwischen Schulamt, IT und Schulen im digitalen Bereich zentral. Wie organisieren Sie diese Zusammenarbeit, damit Akteure am gleichen Strick ziehen? 
An den Schulen wurden Teammitglieder für den First Level Support ausgebildet. Zusätzlich stellt das Konzept des Pädagogischen ICT-Supports sicher, dass auch im pädagogischen Bereich Ressourcen für die Begleitung vorhanden sind. Jede Schule verfügt mindestens über eine Lehrperson, die diese Aufgabe übernimmt. Beide Supportstellen stehen in engem Austausch mit der Fachstelle für Schulinformatik. Diese ist in verschiedenen Fachnetzwerken des Kantons vertreten und arbeitet in den jeweiligen Kernteams mit. Dadurch kann sie frühzeitig auf Entwicklungen im digitalen Wandel reagieren und gezielte Unterstützung anbieten. Seit 2023 steht Eltern der E Government Service «Meine Kinder» des Schulamts zur Verfügung. Er wurde bei den Best of Swiss Web Awards in den Kategorien Productivity, Innovation und Public Value dreimal mit Bronze ausgezeichnet. Der Service hat sich rasch etabliert und erleichtert den Schulalltag spürbar. Eltern können ihre Kinder online für die Volksschule an oder abmelden, erhalten Klassenzuteilungen digital und verwalten ihre Kontakt- und Kinderdaten selbst. Die Daten werden nur an jene Stellen weitergegeben, die sie tatsächlich benötigen. Der Service wird 2026 und 2027 weiter ausgebaut. Ziel ist es, Eltern Informationen und Dienstleistungen rund um das Thema Kind gebündelt an einem Ort bereitzustellen. Im persönlichen Dashboard erhalten Eltern künftig pro Kind eine Übersicht über Betreuungsangebote, Sport- und Freizeitkurse sowie Musik-, Tanz- und Theaterkurse. Zudem können Subventionen für die Betreuung von Vorschul- und Schulkindern direkt über den Service beantragt und verlängert werden. «Meine Kinder» wird damit den Alltag von Eltern und Verwaltung spürbar erleichtern.

Was hat sich bei Ihnen bewährt, damit Digitalisierung nicht als zusätzliche Belastung empfunden wird, sondern als Unterstützung für die pädagogische und organisatorische Arbeit? 
Kommunikation ist zentral. Wenn alle beteiligten Anspruchsgruppen in regelmässigem Austausch stehen, gelingt Digitalisierung. Dies zeigen unter anderem die Online-Sprechstunden mit Schulleitungen sowie mit dem First-Level- und Pädagogischen ICT-Support. Mit der Kultur der Digitalität hat sich aber auch die Interaktion verändert. Verwaltungsdienstleistungen werden heute stärker aus der Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer betrachtet und gestaltet und nicht nur vom Verwaltungsauftrag her. Dieser Paradigmenwechsel war entscheidend dafür, dass «Meine Kinder» so erfolgreich wurde.

Wenn Sie an die nahe Zukunft denken, welche digitalen Themen werden das Schulamt und die Schulen in Ihrer Gemeinde besonders beschäftigen?
Die zunehmende Komplexität, die unterschiedlichen Ansprüche und Anforderungen und die damit verbundenen Zielkonflikte werden uns weiter beschäftigen. Dazu gehören etwa die steigenden Datenschutzregulierungen im Kontext von KI, Fragen der Cybersecurity und die Submissionsanforderungen. Eine grosse Herausforderung der kommenden Jahre wird die Ablösung der bestehenden Klassen- und Schuladministrationssoftware sein, einschliesslich aller notwendigen Schnittstellen zu den Anwendungen der Verwaltung. Trotz aller Anstrengungen bleiben zudem papierbasierte und aufwändige administrative Prozesse bestehen, die uns weiterhin fordern werden.

Und ganz persönlich: Was motiviert Sie am Thema Digitalisierung im Schulbereich?  und gibt es einen Moment, in dem Sie besonders gemerkt haben, dass digitale Veränderungen einen echten Mehrwert bringen?
Ich lebe den Purpose des Schulamtes, «engagiert für Schulen für alle von heute und morgen». Echt engagiert können eben nur wir Menschen sein, keine KI, aber sie kann unterstützen und entlasten. Am dreifach prämierten Service «Meine Kinder» habe ich grosse Freude, weil ein vollständig analoger Prozess nicht nur digitalisiert, sondern neu gedacht und von den verschiedenen Anspruchsgruppen her gestaltet wurde. Ebenso beeindruckend war die interdisziplinäre und interdepartementale Zusammenarbeit, die weiterhin hervorragend funktioniert. Gleiches gilt für KOMKI, dass die Kommunikation erleichtert, die Qualität erhöht und ein Bedürfnis der gesamten Stadtverwaltung adressiert. Innovation braucht Freiraum und den Mut, gewohnte Strukturen zu verlassen. Dazu gehört auch das bewusste Auflösen von organisatorischen Silos, damit echte interdisziplinäre Zusammenarbeit möglich wird. Wenn eine digitale Anwendung einfach, intuitiv und möglichst individualisiert sein soll, ist ihre Entwicklung anspruchsvoll. Spannungsfelder wie Standardisierung und Individualisierung oder Datenschutz und intuitive Nutzung fordern uns, motivieren aber auch. Als Staat tragen wir eine besondere Verantwortung im Umgang mit Datenschutz und Cybersecurity, gerade weil wir mit besonders schützenswerten Daten arbeiten. Die Stadt Zürich hat die Power, viel Innovation zu ermöglichen. Neben dieser Power braucht es gute Strukturen, passende Rahmenbedingungen, eine fördernde Kultur und vor allem fähige und engagierte Menschen. Eine Fragestellung, die mich persönlich beschäftigt, ist, wie die nächste Generation im Zeitalter vieler digitaler Hilfsmittel das Denken nicht verlernt, sondern weiter trainiert und stärkt.